Цена корпоратива: как организовать праздник для коллег и во сколько он обойдется?
Найти ведущего, оплатить фуршет, продумать конкурсную программу – организовать праздник для коллег сложнее, чем кажется. Нужно учитывать интересы множества не похожих друг на друга людей и при этом бережно относиться к бюджету. Как организовать корпоратив и на чем можно сэкономить? Об этом MIR24.TV поговорил со специалистами в области ивент-индустрии.
Ценник вырос
Спрос на новогодние корпоративы в 2024 году вырос в 1,5 раза по сравнению с 2023 годом. Об этом рассказывает предприниматель ивент-индустрии, основатель и генеральный директор свадебного агентства Роман Акалупин. При этом он отмечает, что выросла и стоимость организации праздника. По сравнению с прошлым годом цена на торжество для коллег подросла в среднем на 20-40%.
«Рост цен вызван несколькими факторами. Прежде всего, подорожали продукты. В этом году нужно смело закладывать на банкетное меню от 7 тысяч рублей на человека, хотя годом ранее стоимость была около 5 тысяч рублей»
Также эксперт отметил рост цен на услуги подрядчиков. По его словам, в 2023 году гонорар хорошего ведущего на корпоратив составлял порядка ста тысяч рублей, сейчас цены начинаются от 130 тысяч, если не рассматривать звездных ведущих.
«Это касается и фотографов, и кавер-групп. Если праздник планируется в новогоднюю ночь, то затраты будут в два-три раза больше. Кроме того, на рынке отмечается дефицит кадров»
Как говорит Роман Акалупин, бюджет корпоратива складывается из места и условий проведения (аренда/депозит), количества гостей (в среднем на одного гостя стоит закладывать 10-15 тысяч рублей), декора (классический или тематический), наполнения программы (ведущий, фотограф, кавер-группа, дополнительная развлекательная программа), технического оборудования.
Как организовать праздник?
Для начала важно определить, каких целей вы хотите достичь при организации корпоратива, говорит директор по внешним связям, специалист по PR и ивент-менеджменту Фаина Филина. Просто повеселиться, провести тимбилдинг, подвести итоги – от этого надо выбирать формат мероприятия, считает эксперт.
«К примеру, если в рамках корпоратива будет подведение итогов, то лучше делать двухдневное или однодневное, но разделенное на две части мероприятие. В одной вы серьезно говорите о важных корпоративных темах, во второй – уже развлекательная программа. От формата и правильной организации мероприятия зависит удовлетворенность всего персонала и руководства»
В свою очередь телеведущий, шоумен, ведущий мероприятий и тренер по коммуникациям и публичным выступлениям Евгений Шматко рекомендует заранее обговорить с сотрудниками их ожидания от торжества.
«Запустите корпоративное голосование (сделайте его анонимным, чтобы получить непредвзятые результаты), если сотрудников слишком много, расспросите руководителей отделов – им виднее, в каком ритме и настроении сейчас находятся их подчиненные и что может порадовать. Опирайтесь на настроение и особенности работы коллектива. Например, если команда работает удаленно, предложите онлайн-корпоратив. Если у большей части сотрудников есть дети, задействуйте в празднике родителей с детьми. Если коллектив молодой и динамичный – подумайте над вечеринкой в модном баре»
Ведущий также рекомендует позаботиться о мотивации: «Так как корпоратив дело добровольное, многие сотрудники не доходят до праздника. Чтобы вовлечь в мероприятие как можно большее число людей, запланируйте большой розыгрыш или приятные подарки для участников. От ценных призов (путевки, техника) до приятных мелочей (дополнительный день к отпуску, бонусный отгул, мерч)».
Отдельного внимания заслуживает выбор того, кому доверить организацию, считает Евгений Шматко. «Готовы ли вы справиться своими силами или обратиться к профессионалам. Первый вариант поможет вам сэкономить средства – от проведения корпоратива на территории офиса и перераспределения бюджета на декорации и закуски, конкурсы также могут заменить настольные игры, мафия и пр. Профессионалы же сократят ваше время на организацию – оперативно подобрав локации в рамках бюджета, порекомендовав ведущего и активности», – поясняет шоумен.
«Очень здорово, если руководство выступит с итогами, даже если итоги не подводятся, и отметит особенно результативных сотрудников. Можно сделать что-то типа «Тэфи», «Оскара» и другого аналога любых премий»
Чтобы вовлечь персонал в мероприятие, нужно заранее дать им задачу что-то подготовить, к примеру, творческий номер или что-то смешное, советует ивент-менеджер. «Это хорошо работает, но если это делается не из года в год, а изредка. В обратном случае люди начнут относиться к этому как к чему-то утомительному», – предупреждает она.
Как сэкономить?
Стоимость мероприятия напрямую зависит от его масштаба, отмечает Фаина Филина. Бюджетный формат, по подсчетам эксперта, подразумевает аренду площадки, кейтеринг, небольшие развлечения, к примеру, телебудку с фото, которые создает искусственный интеллект. Так, занимательное развлечение длиной в два-три часа обойдется до ста тысяч рублей.
Как подсчитал Евгений Шматко, средний чек в банкетном зале Москвы составляет от четырех тысяч рублей за человека (при аренде зала под компанию). Сборный корпоратив – столик в зале/вип-кабинка и прочее могут обойтись дешевле – от 2500 рублей за человека.
Для оптимизации расходов Роман Акалупин предлагает несколько лайфхаков:
– Отдавайте предпочтение локациями в черте города, так как это позволит сэкономить на трансфере;
– Выберите хорошего ведущего. Качественный ведущий сможет стать хорошей альтернативой для шоу-программы, самостоятельно провести программу без дополнительных подрядчиков;
– Для корпоратива необязательно декорировать полностью площадку, достаточно сделать фотозону;
– Также на корпоративе можно отказаться от торта. Не все гости едят его в целом, и под конец вечера уже сытые
Кроме того, эксперт рекомендует начинать подготовку заранее – это позволит выбирать все позиции из большого ассортимента с наиболее приятными ценами. «В первую очередь, это касается локации. Также, если вы планируете пригласить кавер-группу или звездного артиста, то бронирование начинается с конца лета», – комментирует шоумен.